چطور یک مصاحبه کننده خوب باشیم؟

مدتی است که ارتقا گرفته و مدیر واحد خدمات مشتری شرکتمان شده ام. به دلیل جابه جایی شرکت، برخی از نیروها از شرکت رفته و حالا باید نیروی جدید استخدام کنیم. قرار شده برای واحد ما هم سه نفر استخدام شوند. از من خواسته شده که مصاحبه ها را انجام دهم. کمی استرس گرفتم چون من بارها مصاحبه کرده ام، ولی به عنوان کارجو، نه مسوول مصاحبه. به زودی آگهی های استخدام را منتشر می کنند و من کمی فرصت دارم که آماده شوم. از کجا باید شروع کنم؟
پاسخ: دوست عزیز، این سوال بسیاری از مخاطبان من است. بعضی ها مثل تو، اولین بار است که آن سوی میز مصاحبه می نشینند. بعضی دیگر در گذشته، تجربه مصاحبه با کارجوها را داشته اند اما نتیجه مطلوب نگرفته اند یا کارمندهای نالایق استخدام کرده اند. بعضی ها تجربه مصاحبه با یک مصاحبه کننده بد را داشته و حالا که خودشان در آن جایگاهند نمی خواهند کارجوها این حس بد را تجربه کنند. اگر می خواهی مصاحبه کننده خوبی باشی، این نکات را در نظر داشته باش:
1- آمادگی داشته باش.
برای خیلی از کارجوها پیش آمده که در جلسه مصاحبه حس کرده اند مسوول مصاحبه، آمادگی ندارد. مثلا اصلا رزومه را نخوانده یا سوالات را مرور نکرده. اگر تو هم چنین تجربه ای را داشته باشی، می دانی که چقدر آزاردهنده است. آمادگی نداشتن، ضررهای دیگری هم دارد: اگر قبل از مصاحبه، زمان نگذاری و آماده نشوی، شانس استخدام بهترین کاندیدا بسیار کمتر می شود. اگر فقط به مکالمه های غیررسمی و بدون ساختار اکتفا کنی، احتمال اینکه کارجو را به جای ارزیابی دقیق، بر اساس احساسات، استخدام کنی، بیشتر می شود.
2- شرایط اصلی استخدام را مشخص کن.
شاید بدیهی به نظر برسد: وقتی نیرو استخدام می کنی، باید بدانی به دنبال چه مهارت ها و ویژگی هایی در کارجوها هستی. اما مدیران استخدام معمولا خیلی وقت نمی گذارند تا شرایط ضروری استخدام را از مهارت هایی که داشتنشان «خوب است» یا اصلا مرتبط نیستند، تفکیک کنند. یکی از بهترین نمونه ها، آگهی هایی هستند که در شرایط استخدام می نویسند «مدرک دانشگاهی الزامی ا ست»، در حالی که شغل مربوطه نیازی به مدرک دانشگاهی ندارد. آیا مدیر ارتباطات به مدرک لیسانس بیشتر نیاز دارد یا مهارت نوشتاری و تخصص در حوزه شبکه های اجتماعی؟ یا مثلا بعضی از مصاحبه کننده ها، کارجو را به دلیل خجالتی بودن رد می کنند در حالی که شغل مربوطه، اصلا نیازی به «اجتماعی بودن» ندارد. یا کارجو را به دلیل غلط تایپی رد می کنند، آن هم برای شغلی که نیاز چندانی به مهارت نوشتاری ندارد.
3- روش های ارزیابی را مشخص کن.
وقتی مهارت ها و تجربیات ضروری که دنبالشان هستی را لیست کردی، هدف بعدی ات این است که بفهمی کارجو چقدر با آن لیست مطابقت دارد. پس باید سوالاتی طراحی کنی که ویژگی های مورد نظرت را ارزیابی کنند. باید حواست باشد که روی «تجربیات واقعی» کارجو تمرکز کنی، نه سناریوهای فرضی.
این سوال را نپرس: «اگر در فلان شرایط قرار بگیری، چطور مدیریتش می کنی؟» به جایش بپرس که آیا در گذشته، تجربه مدیریت فلان شرایط را داشته یا نه. یا موقعیت مشابه با آن را چطور مدیریت کرده. اگر از کارجو بپرسی که «اگر در فلان شرایط قرار بگیری چه می کنی؟»، ممکن است جواب خوبی بدهد، اما در عمل نتواند از پس آن بربیاید.
4- سوالات تکمیلی بپرس.
تعیین سوالات اصلی، نقطه شروع است اما نباید به این سوالات اکتفا کنی. برای یک مصاحبه خوب، باید از «جواب های سطحی» فراتر بروی و طرز تفکر و عملکرد کارجو را به طور دقیق کند و کاو کنی. باید به صحبت هایش گوش دهی و بر اساس شنیده هایت، سوالات تکمیلی بپرسی. مثلا «به نظرم فلان شرایط، یک مانع بوده. چطور به آن رسیدگی کردی؟ آیا موفق شدی؟ بزرگ ترین چالش چه بود؟ چطور آن را رفع کردی؟ پس از آن چه اتفاقی افتاد؟ اگر دوباره آن شرایط پیش بیاید چطور مدیریتش می کنی؟»
5- کارجو را در عمل بررسی کن.
علاوه بر پرسش های مستقیم، باید راه هایی پیدا کنی که ببینی کارجو در عمل چه می کند. این طوری، تنها به «گفته های» او درباره توانایی هایش اکتفا نمی کنی بلکه واقعا عملکردش را مشاهده می کنی. سوالات مصاحبه به تنهایی برای ارزیابی کارجو کافی نیستند. باید با شبیه سازی و تمرین، عملکرد واقعی او را بسنجی. معمولا با انجام این کار، می فهمی کارجویی که رزومه درخشانی دارد یا مهارت های مصاحبه را خوب بلد است، آنقدرها که به نظر می رسید خوب نیست. یا برعکس، کسی که رزومه اش چنگی به دلت نمی زده، در عمل، کارش خوب است.
6 - سوالات بیهوده نپرس.
اینترنت، پر است از سوالات احمقانه. مثلا «اگر شکلات بودی، کدام نوع بودی؟» یا «در لیست نتفلیکست چه فیلم هایی هستند؟» این سوال های نامربوط نه تنها اطلاعات مفیدی به تو نمی دهند بلکه بسیاری از کارجوها را فراری می دهند. سعی کن سوالاتت متمرکز بر معیارها باشند.
7- بدان که سوگیری وجود دارد و سعی کن با آن مقابله کنی.
به عنوان مصاحبه کننده، مسوولیت تو این است که هنگام ارزیابی یک کارجو، از هرگونه سوگیری و تبعیض از سمت خودت و همکارانت جلوگیری کنی. بسیاری از ما به کاندیداهایی گرایش داریم که شبیه به خودمان هستند یا حس می کنیم با آنها راحت تر دوست می شویم، اما این گرایش ها ممکن است باعث شوند نقاط ضعف این افراد یا نقاط قوت سایر کاندیداها را نبینی.
هشیار باش و نامزدها را بر اساس همان لیست «ضروریات» ارزیابی کن. این باعث کاهش سوگیری های مختلف در مصاحبه می شود که معمولا خیلی نامحسوس وارد جریان مصاحبه می شوند. در ضمن، باید حواست باشد که چطور فرآیند مصاحبه ات، ممکن است نسبت به یک قشر خاص تبعیض آمیز باشد و عده ای را حذف کند.

علاوه بر این موارد، دو نکته دیگر را نیز رعایت کن. اولا همیشه به راست گویی و حقیقت متعهد باش. طبیعی ا ست که بخواهی سازمان و شغل را به بهترین شکل معرفی کنی اما مهم است که کارجوها درک درست و واقع بینانه ای در مورد شغل، سازمان، فرهنگ، مدیران و همکارها داشته باشند. و دوم، بدان فقط تو نیستی که کارجو را ارزیابی می کنی. بعضی مصاحبه کننده ها که چنین تصوری دارند، فکر می کنند همه کارت ها دست خودشان است و با کارجوها طوری رفتار می کنند که هرگز مثلا با یک مشتری رفتار نمی کنند.