پورتال چیست؟ - سرویس ها و امکانات یک وب پورتال و انواع آن
پورتال چیست؟
درگاه یا پورتال (انگلیسی: Portal) و در معنای لغوی به معانی : باب، سر در، دروازه، مدخل، ایوان می‌باشد . این کلمه با توجه به کاربرد آن در علوم میتواند معانی مختلفی پیدا کند به عنوان مثال در علم معماری به معنی درگاه می‌باشد. اما در دنیای گسترده اینترنت به همان معنی اما با کمی تفاوت به کار برده میشود.
در مفهوم اینترنتی منظور صفحه وبی است که امکان دسترسی آسان را به کاربر جهت اعلام خواسته هایش می دهد. درواقع پورتال درگاهی است که کاربر را وارد دنیایی از اطلاعات مورد نظر می نمایند. به عبارت دیگر سیستم های ترکیبی هستند که پیدا کردن اطلاعات را برای کاربران آسانتر می نمایند.
در ابتدا پورتال ها درواقع برای جستجو استفاده می شدند ولی به مرور زمان و با گسترش اینترنت، سیستم های پورتال نیز گسترش پیدا کرده و امروزه همه نوع کاری با پورتال می توان انجام داد.
ویژگی های یک پرتال: در دسترس بودن اطلاعات ارتباط با كاربران دیگر دسترسى به برنامه هاى كاربردى مجزا انجام امور روزمره كارى، شهرى، ادارى امنیت و سرعت و دقت بالا امکان جستجو یکپارچگی اطلاعات امکان سفارشی سازی تجمع اطلاعات
هدف دار بودن اطلاعات
دریچه ورود منحصر به فرد سایتی را می‌توان پورتال نامید که بتواند اطلاعات و امکانات زیادی در اختیار کاربر بگذارد تا نیازهای کاربر برطرف شود. این اطلاعات ممکن است شامل هر چیزی شوند به عنوان مثال کاریابی، معرفی سایت‌های دیگر، اخبار، خدمات دهی از جمله ایمیل، اطلاعات معاملات بورسی و غیره. نمونه این یک سایت که می‌توان آن را پورتال نامید سایت Yahoo است. پورتال اصلی سازمان محلی برای ارائه متمرکز اطلاعات سازمان، کنترل مرکزی زیرسایت‌ها و در عین‌حال آرشیوی جهت دسترسی یکپارچه و مجتمع به اطلاعاتی از قبیل آرشیو اخبار و سایر مستندات می‌باشد. قوانین اطلاع‌رسانی و حوزه عملکرد کاربران و مسئولین پورتالها و همچنین ارتباطات میان آنها، از طریق پورتال مرکزی قابل تعریف و کنترل می‌باشد. معمولا مدیر پورتال میتواند سایت‌های زیر مجموعه را بسته به امکانات و تنظیمات موردنظر تولید نموده و در مواقع لزوم ساختار آنها را گسترش دهد. این سایتها که می‌توانند توسط مسئولین مربوطه به‌صورت مستقل نگهداری، به‌روزرسانی و مدیریت شوند، دارای یکپارچگی مرکزی اطلاعات و نظام واحد کاربری هستند. این پورتالها با تعاریفی که از قوانین و اهداف سازمان و زیرمجموعه‌های آن استخراج می‌گردد، با هم در تعامل اطلاعاتی بوده و مستقیماً و یا به‌صورت گروهی با پورتال مرکزی و پورتال واحدهای هم‌عرض در ارتباط هستند. با استفاده از امکانات اکثر پورتالها می‌توان در کنار حفظ استقلال کاری هر پورتال، با در نظر گرفتن پیوستگی اطلاعاتی، پورتالهای متعددی را راه‌اندازی نموده و در اختیار مخاطبین قرار داد. مولد پورتال با هدف ارائه بستری مناسب و کارآمد برای تعاملات یک سازمان با مخاطبین حقیقی و حقوقی طراحی و ارائه میشود. این مجموعه‌ها نگاه نوینی به مدیریت جامع اطلاعات تولید شده در سطح سازمان داشته و درگاهی مناسب جهت انجام تعاملات اداری با مخاطبین می‌باشد. اما سایتی مانند یاهو را پورتال وب گویند ولی نوع دیگری از پورتال داریم به نام پورتال محدود شده. این گونه سایتها تمامی نیازهای کاربر را در مورد یک موضوع خاص بر آورده می‌کنند . به عنوان مثال middleware تمامی نیازهای کاربران را در زمینه سخت‌افزاری برطرف نموده و راهنمای کاملی است برای تمامی موضوعات مرتبط با این حوزه و تمامی شرکت‌های تولید کننده را تحت پوشش قرار می‌دهد. نام پورتالها را زیاد شنیده ایم، اما برای خیلی‌ها این سوال پیش آمده است که واقعا یک پورتال چیست؟ چه ویژگیها و خصوصیاتی دارد؟ و چه تفاوتی با یک وب‌گاه دارد؟ کلمه Portal در فارسی و در فرهنگهای لغت به معنی `دریچه`، `درگاه` و `مدخل` است. اما معنی آن در تکنولوژی اطلاعات متفاوت است. اگر بخواهیم ساده تر بگوییم، پورتال صفحه وب واسطی است که امکان دسترسی آسان را به هر چیزی که کاربر، برای انجام وظیفه یا خواسته اش نیاز دارد – بدون توجه به محل فیزیکی آن فراهم میکند. به بیان دیگر پورتال`درگاهی` است به دنیایی مجازی که کاربر میتواند از طریق امکانات فراهم شده در آن، تمامی نیازهای خود را براورده کند. نیازهایی مانند جستجو و یا خرید(مثلا یک کتاب)، دسترسی به حساب بانکی، افزایش و کاهش اعتبار یک حساب اعتباری و یا به روز رسانی اطلاعات سخت‌افزاری از محل کار، پورتال همه چیز را از طریق درگاهی واحد برای کاربر خود فراهم می سازد.
یک پورتال نیز مانند یک کامپیوتر خانگی، اطلاعات و خدمات گوناگونی را در یک صفحه وب واحد و به صورتی سازگار و خوش ترکیب در دسترس می گذارد. گاهی به این صفحه web top هم گفته میشود. پورتال نقطه شروع یا صفحه اولیه مشخصی هم میتواند داشته باشد تا کاربران در زمان اتصال به وب آن را مشاهده کنند. اگر چه بر خلاف صفحه کامپیوتر، پورتال میتواند از طریق مجموعه وسیع دستگاههایی که قابلیت اتصال به وب در آنها پیش بینی شده (از جمله موبایلها) مورد استفاده قرار گیرد. هر چند شباهت ظاهری فراوانی میان یک وب‌گاه و یک پورتال وجود دارد، به گونه‌ای که در نگاه اول تفاوت چندانی میان آن دو مشاهده نمی‌شود اما این دو کاملا از یکدیگر متفاوت اند.سوال اینجاست که به طور مشخص تفاوت آن دو در چیست؟ در پاسخ به این سوال باید گفت ویژگیهای زیر در یک پورتال آن را از یک وب‌گاه متمایز میکند: درگاه ورود منفردی که از طریق آن می‌توان به مجموعه منابع مرتبط با پورتال دست یافت. نمایش هدفدار اطلاعات با استفاده از تجربیات کاربر. دسترسی تقسیم بندی شده به انواع داده و اطلاعات گروه بندی شده. در اختیار گذاشتن امکان ارتباط و همکاری میان همه کاربران و استفاده کنندگان پورتال. امکان پیوستن به نرم‌افزارها و سیستمهای نرم‌افزاری که گردش کاری مشخص و تعریف شده‌ای دارند. تاریخچه خلاصه پورتال
اگر در دنیای کامپیوتر به عقب بازگردیم، زمانی را خواهیم یافت که در آن سیستمهای نرم‌افزاری به گونه‌ای متحول شدند که دیگر لازم نبود برای کار با یک برنامه، برنامه‌های دیگر بسته شوند، یعنی همزمان از چند برنامه کاربردی استفاده می‌کردیم. بدون آنکه با مشکلی مواجه شویم.امکانی که قبل از آن وجود نداشت. تاریخچه پورتالها از همان زمان آغاز شد و نسلهای تکامل یافته آنها یکی پس از دیگری پا به عرصه دنیای اطلاعات گذاشتند. نسل اول پورتالها : اولین پورتال ها، که از آنها تحت عنوان نسل اول نام برده میشود، بر فراهم نمودن محتویات ایستا، مستندات و همچنین خوراکهای اطلاعاتی زنده در صفحات وب مبتنی بودند. مثالهای نمونه این نسل سایت‌های yahoo یا Excite است. این پورتالها در محیطی به هم پیوسته، اهداف مشابهی را دنبال کرده و صفحه واسط مشخص و منحصر به فردی را برای دستیابی به مجموعه اطلاعات توزیع شده در سراسر شرکت یا سازمان خود، در اختیار کاربر می گذاشتند. این اطلاعات معمولاً شامل اخبار شرکت، شرایط و فرم‌های استخدام، اطلاعاتی مربوط به کارکنان و چگونگی ارتباط با آنها، مستندات رسمی و سیاست‌های اعلام شده شرکت و همچنین لینک‌های ارتباطی مفید بود. نسل دوم پورتالها : نسل دوم پورتالها بر اطلاعات مشخص تر و نرم‌افزارها متمرکز بودند. در اساس شباهت زیادی به خصوص در زمینه فراهم آوردن اطلاعات با نسل اول داشتند با این همه تفاوت مهمی نیز وجود داشت: این پورتالهای امکان همکاری کاربران را در محیطی به هم پیوسته فراهم می‌کردند و همین امکان، نقطه تمایز آنها با نسل پیشین محسوب می‌شد. پورتالهای نسل دوم قابلیت همکاری متقابل را در ادارات مجازی برای تیم‌های کاری و به منظور انجام وظایفشان فراهم می ساختند. نسل دوم پورتالها سرویسهای متعددی داشتند که از جمله آنها می‌توان به سرویسهای مدیریت محتوی ( سازمان دهی و مدیریت اطلاعات مرتبط ) و سرویسهای همکاری (که به کاربران امکان می‌داد با یکدیگر گپ زده و برای یکدیگر ایمیل فرستاده و قرار ملاقات تنظیم کنند) اشاره کرد. در این پورتالها قابلیت تعریف گروههای کاربری نیزفراهم آمده بود. به بیان دیگر این پورتالها سازو کار همکاری داخلی را در یک سازمان فراهم می ساختند. نسل سوم پورتالها : نسل سوم با هدف ایجاد فضای مجازی تجارت الکترونیک (E-Business ) بوجود آمد. پورتالهای نسل سوم به عنوان واسط ارتباطی کارمندان، تهیه کنندگان، تولید کنندگان و مشتریان قلمداد میشوند. ویژگی فوق العاده این پورتالها امکان مرتبط شدن نرم‌افزارهای مستقر در سرورهای مختلف است. به بیان دیگر، این پورتالها نقطه به هم پیوستن محتویات و برنامه‌های کاربردی مستقر در سرورهای مختلف بطور همزمان و با استفاده از همکاری سرویسهای خدماتی آنان اند. به علاوه امکان دسترسی به محتویات و امکانات سیستمهای مختلف را از طریق ابزارها و تجهیزات متنوع، بسته به نیاز کاربر امکان پذیر می‌کنند. این گروه پورتالها مجموعه قابل توجه و ارزشمندی از اطلاعات، مستندات، امکانات و قابلیتهای نرم‌افزارهای مرتبط را از طریق درگاه واحدی برای کاربر فراهم می‌کنند. به علاوه، این پورتالها به صورتی خودکار و بر اساس نقش کاربران هدفمند شده و ویژگیهایی خاص آنها می‌یابند. به بیان دیگر، نحوه نمایش، محتوی و امکانات در دسترس، بسته به نقش تعریف شده برای کاربر به گونه‌ای منحصر به فرد و خاص وی در اختیار او قرار می‌گیرد. کلید توسعه آینده این نسل از پورتال ها، ایجاد چهارچوب‌های کاری باز ( از قبل تعریف نشده ) برای سرویسهای عمومی خواهد بود.
انواع پورتال ها:
پورتال ها به طور کلی به 5 دسته تقسیم می شوند:
1- پورتال های تخصصی ((Specialized Portals: این پورتال ها برای کار خاصی طراحی شده اند.
2- پورتال های علمی (knowledge Portals): این نوع پورتال های برای تبادل اطلاعات در زمینه های مختلف بین کاربران مورد استفاده قرار می گیرند.
3- پورتال های سرمایه گذاری (Enterprise Portal)
4- پورتال های شرکتی (Corporate Portal): پورتالی که برای یک شرکت خاص طراحی شده و استقاده کنندگان آن کارمندان شرکت می باشند.
5- پورتال های تجاری) (Commerce Portal: این پرتال ها دارای دو مدل B2B و B2C می باشند.
6- پورتال های شهری (City Portal): این نوع پورتال ها همانطور که از نامشان مشخص است برای یک شهر طراحی می شوند. در انها اطلاعات مربوط به یک شهر قرار می گیرد.
اجزای فنی پورتال:
برخی از اجزای فنی موردنیاز در پورتال ها را در زیر ذکر می کنیم، قابل ذکر است که برخی از آنها مانند web service اختیاری است و برخی دیگر مانند پایگاه داده یکی از بخش های اصلی پورتال محسوب می شوند.
Application Server: اغلب Application Server تحت J2EE هستند و جهت توسعه و ارائه پورتال امکانات لازم را در اختیار کاربران قرار می دهند.
Taxonomy: Taxonomy جهت دسته بندی داده ها مورد استفاده قرار می گیرند. بدین ترتیب که فایل ها را گرفته و آنها را به منابع اطلاعاتی که قابل جستجو، حدف و ویرایش توسط کاربر، تبدیل می کند.
Crawler: فرآیندی است که به طور خودکار و یا طبق یک برنامه تعیین شده، بخش هایی از سایتها را می خواند.
Port let: پورتلت (Port let) یک web component است که دراصل عنصر سازنده پورتال به حساب می آید. در واقع رابط بین کاربر و منبع اطلاعات است که درخواست کاربر را دریافت کرده و با توجه به مطلب درخواست شده، صفحه موردنظر را نمایش می دهد. اطلاعاتی که توسط پورتلت ساخته می شود ، Fragment نامیده می شود که به یکی از زبانهای HTML ، XHTML ویا WML نوشته شده است . Fragment هر پورتلت برای پورتلت های دیگر قابل استفاده می شود.
Categorization Engine: مسوولیت مرتب سازی اطلاعات را انجام می دهد. این مرتب سازی ممکن است بر اساس محتویات مستندات، قوانین مشخص شده برای مرتب سازی، فیلترها و ضوابط جستجو باشد.
Filter: فیلترها برای مشخص کردن فایلهای درون فولدرهای Taxonomy و یا نتایج جستجو، مورد استفاده قرار می گیرند.
Index: مجموعه ای از اطلاعات که سرعت درخواست و بازیابی اطلاعات را افزایش می دهند. Indexها ترکیبی از full-text index برای مستندات و Metadata repository برای محتوای فایلها می باشد.
Virtual Card: در Index و Metadata repository به ازای هر یک از مستندات و یا هر بخشی از آن یک virtual card وجود دارد. Virtual Card شامل آدرس فیزیکی مستندات و یا محتویات آنها می باشد. علاوه براین Virtual Card دارای مقادیر چند فیلد از Metadata می باشد. در حقیقت Virtual Card نماد مستندات در پورتال می باشد.
User Profiles: هر کاربری که با پورتال کار می کند اطلاعاتش در آن ذخیره می شود این اطلاعات در User Profile قرار می گیرند. هر یک از port let های پورتال نیز به این اطلاعات دسترسی دارند و صفحات را بر حسب این اطلاعات پیکربندی می کنند تا متناسب با خواست کاربر باشد
Content Management System: اغلب پورتالهای سازمانی دارای بخشی تحت عنوان "مدیریت محتوا" هستند. کاربرانی که به این بخش دسترسی دارند می توانند اطلاعات جدیدی وارد پورتال کنند و یا اطلاعات را ویرایش نمایند.
Development Standards and Protocols: شناخت استاندارد هایی که برای پورتال مورد استفاده قرار می گیرند، مهمترین گام توسعه پورتال است.
XML: زبانی که برای نمایش اغلب داده ها می توان استفاده کرد. این زبان شباهت زیادی به HTML دارد با این تفاوت که XML برای انتقال داده ها مورد استفاده قرار می گیرد.
یک سازمان مجموعه متنوعی از کاربران دارد که از جمله آنها می‌توان به مشتریان، شرکا، کارمندان اشاره کرد. همه این کاربران علاقه مندند از اطلاعات و خدمات آن سازمان استفاده کنند. کاملا آشکار است که هر کدام از آنها نیازهای خاص و اغلب متفاوتی دارد. برای پاسخگویی به این تنوع، انواع مختلف پورتال ایجاد شده و مورد استفاده قرار می‌گیرد. به طور کلی بر حسب چگونگی پاسخگویی به نیازهای کاربران، پورتالها را می‌توان در چهار گروه زیر دسته بندی کرد: Business to Customer Portal) B2C) این نوع از پورتال با سیستمهای CRM 1 مرتبط بوده و دسترسی مستقیم مصرف کننده را به مجموعه وسیعی از اطلاعات و خدمات فراهم میکند – برای مثال، اطلاعاتی مانند `راهنمای استفاده از محصولات` و `وضعیت سفارش مشتری ` در خریدهای خود و همچنین امکانات ارتباطی کاربر با بخش پشتیبانی مشتریان در این پورتالها پیش بینی میشود. مانند هر پورتال دیگری، یک پورتال B2C معمولاً در قد و قواره‌ای ارائه میشود که نیازهای مشتریان خود را پاسخ دهد. Business to Business Portal) B2B) نوع دیگر پورتال در زنجیره مدیریت منابع شکل می‌یابد2. در این نوع پورتال اطلاعات لازم برای تولید کنندگان، تهیه کنندگان، نمایندگی‌ها و همچنین توزیع کنندگان، به گونه‌ای مناسب و دسته بندی شده جمع آوری و در اختیار آنان قرار می‌گیرد. نمونه عمومی پورتال B2B - برای مثال، یک شریک تجاری را قادر میکند تا به بخشهایی از اطلاعات و امکانات مانند سفارش خرید و صدور فاکتور دسترسی داشته و از امکانات این بخشها استفاده کند. به هم پیوستن برنامه‌های کاربردی یکی از پیشنیازهای لازم برای یکپارچه سازی محیط‌های تجاری در بستری واحد و ایجاد محیط مجازی لازم برای کسب و کار است. محیطی که در آن امکان تهیه کالا یا خدمات، صدور صورت حساب خرید و فروش، دسترسی به اطلاعات تولید و دیگر امکانات مرتبط با نیازها فراهم می اید. Business to Employee Portal) B2E) این پورتالها که اغلب با عنوان پورتالهای اینترانتی شناخته میشوند معمولاً به منظور تجمیع، انتشار و به اشتراک گذاری اطلاعات و خدمات به پرسنل یک سازمان ایجاد میشوند. B2Eها به دو دسته اصلی تقسیم میشوند: • پورتالهای کارکنان که امکان دسترسی به محتویات به هم پیوسته‌ای مانند اخبار شرکت، اطلاعات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری، موتور جستجو و منابع فنی و گزارشها را در اختیار می گذارد. اطلاعات این نوع پورتال معمولاً در دسترس همه کارکنان یک سازمان قرار می‌گیرد. این پورتال کارکنان و شاغلین یک سازمان را قادر میکند تا از طریق گپ و گروههای گفتگو با یکدیگر در تماس بوده و با یکدیگر همکاری کنند. عموما، این پورتالها امکاناتی نظیر ثبت نام در یک کلاس و یا یک اردو را نیز در اختیار کاربر خود قرار می‌دهند. به علاوه کاربران این پورتال معمولاً می‌توانند اطلاعات شخصی خود مانند نام و کلمه عبور را تغییر دهند. • Knowledge worker portal که با یک یا مجموعه اهداف مشخص مثلا فروش یک محصول ایجاد می‌گردد. این پورتالها مجموعه‌ای از محتویات را به منظور پشتیبانی از فرآیند یا فرآیندهای مشخصی در اختیار می گذارند. برای مثال یک برنامه تکنسین خودکار ممکن است نیازمند منابعی از برنامه‌های کاربردی دیگر مثلا برنامه‌های تعمیر و نگهداری باشد تا بتواند اطلاعات لازم در زمینه تاریخچه بازبینی و تعمیر، زمان بندی تجهیز و یا قطعات و لوازم مورد نیاز برای تعمیر آن را کسب کند. پورتالهای عمومی ( Mega Or Public Portal )
این پورتالها با عنوان پورتالهای اینترنتی شناخته میشوند و مهمترین ویژگی آنها فراوانی مخاطبانشان است. این نوع از پورتالها نیز در دو گروه دسته بندی میشوند: • پورتالهای عمومی که تمامی کاربران اینترنت را مخاطب قرار می‌دهند (برای مثال Yahoo ، Excite،' Google' و مانند آن) • پورتالهای خاص ( صنعتی، بازرگانی، خدماتی ) که به آنها پورتالهای عمودی نیز گفته شده و مخاطبان محدود و مشخصی دارند ( مانند پورتالهای بانکها، سازمانهای دولتی، وزارتخانه‌ها و ... ) باید توجه داشت که یک پورتال میتواند از پیوند انواع پورتالهای دیگر ایجاد شود. به علاوه همانطور که یک سازمان کاربران متنوعی دارد، میتواند ( و گاهی نیز لازم است ) که پورتالهای مختلفی برای پشتیبانی از نیازهای آنان داشته باشد.
جنبه‌های کارکردی یک پورتال
اگر چه پورتالها در انواع و اندازه‌های متنوعی ساخته میشوند اما ویژگیهای محدود و مشخصی هسته اصلی آنها شناخته میشود: هر پورتال اطلاعات و خدمات را یکجا و در یک محل جمع آوری میکند.
هر پورتال میتواند در اندازه لازم برای شخص و یا گروه سازمان دراید.
هر پورتال در هر زمان و از هر مکانی قابل دسترس است.
یک پورتال مجموعه اطلاعات و خدمات را یکجا و در یک محل جمع آوری میکند هدف اصلی فراهم آوردن امکان دسترسی آسان به هرچیزی ( اطلاعات و خدمات ) است که یک کاربر برای انجام وظایف و مسئولیتهایش به آن احتیاج دارد، صرف نظر از اینکه منبع آن کجا باشد. اطلاعاتی که یک پورتال فراهم میکند
داده‌های ساخت یافته. داده‌هایی که به صورتی سازمان یافته اند که امکان جستجوی آسان آنها وجود داشته باشد ( اغلب به صورت سلسله مراتب و بر اساس کلمات کلیدی). فهرست الفبایی کتابهای یک کتابخانه مثال خوبی از داده‌های ساخت یافته است. داده‌های ساخت یافته اغلب شامل، گزارشها، تحلیلها، پرس و جوهای مشخص و دیگر انواع دانش مرتبط با کسب و کار است.
داده‌های بدو ن ساختار، که جستجو در آنها معمولاً دشوار بوده و خارج از یک بانک اطلاعاتی قرار دارند. از این نوع داده می‌توان متن ها، صوت، تصویر و یا گرافیک و اشکالی مانند مستندات Office ،memos، ایمیل، قرارهای ملاقات را مثال زد.
اطلاعات خاص 3، که شامل محتویات قابل خرید و فروش ( مثل انواع اخبار، گزارشها، اطلاعات مربوط به سهام، کاریکاتورها و محتویات بی اهمیت) بوده و مخصوصا به منظور استفاده در فرایندهای تولیدی دیگر تهیه و در اختیار قرار می‌گیرند.
خدماتی که به وسیله یک پورتال فراهم میشود
همکاری، (با عنوان خدمات ارتباطی نیز شناخته میشود ) و به کاربران اجازه می‌دهد تا با یکدیگر گپ بزنند، در بحثهای گروهی مشارکت داشته باشند، مطالب خود را در اختیار دیگران قرار دهند و...
مدیریت محتوی که انواع جستجو ها، رهگیریها را مدیریت کرده و همچنین قابلیتهای خاصی را به منظور استخراج داده‌ها در اختیار می گذارد.
خدمات شخصی (با عنوان خدمات تراکنشی نیز نام برده میشود ) که کاربران را قادر می سازد تا با دیگر سیستمها ( مثلا سیستمهای فروشنده و یا نماینده یک محصول ) مستقیم و بدون واسطه مرتبط باشند. معمولاً این قابلیت به کاربر امکان می‌دهد تا برای مثال فعالیتهای زیر را انجام دهد:
محصولات یک سازمان را خریداری کند
ملاقاتهای خود را زمان بندی کند
حساب خود را مشاهده یا تراز کند
در کلاس مورد علاقه خود ثبت نام کند هر پورتال میتواند در اندازه لازم برای شخص و یا گروه سازمان دراید. یکی از ویژگیهای جالب یک پورتال شکل و عملکرد متفاوت آن برای اشخاص مختلف است. یکی از روشهایی که به این منظور استفاده میشود، متناسب سازی و تغییر شکل و قابلیتهای پورتال بر حسب خواسته‌ها یا تجارب شخص یا گروه استفاده کننده از آن است. به همین دلیل است که کاربران متفاوت شکل متفاوتی از یک پورتال مشاهده کرده و اطلاعات و خدمات متفاوتی در اختیار ایشان قرار می‌گیرد: امکان تغییر بر حسب خواسته‌ها بر حسب تجارب شخص یا گروه عموما personalize نامیده میشود و به این معنی است که در پورتال امکان انتخاب نحوه نمایش محتوی پیش بینی شده است. اغلب این انتخاب بصورت خودکار و بر اساس نقش کاربر (مثلا پست سازمانی وی) انجام میشود. برای مثال وقتی کارمند فروش به سیستم وارد میشود، به صورت خودکار فهرستی از جدیدترین محصولات برای وی به نمایش در می‌آید. با این همه در بعضی از پورتالها انتخاب محتوی نمایش داده شده به کاربر محول میشود تا در زمان ورود به پورتال خود آن را انتخاب کند. تغییر و Customize شدن یک پورتال شامل انتخاب چگونگی شکل ظاهری آن (مثلا رنگ و چیدمان صفحه)، مدل مرورگر و محل نمایش محتویات روی صفحه است. یک پورتال میتواند حتی برچسب و عنوان تجاری مشخصی داشته و ظاهر متفاوتی را برای انواع کاربرانش به نمایش گذارد.
این دو ویژگی به پورتال امکان می‌دهد تا مجموعه مشخص و تعریف شده‌ای از کاربران (مثلا مشتریان، شرکا و یا کارکنان) را هدف قرار دهد. بعضی از پورتالها حتی می‌توانند برای هر کاربر مشخص، شکل و شمایل متفاوتی از خود نشان دهند. یک پورتال در هر زمان و از هرمکانی همیشه در دسترس است ازآنجا که پورتالها برای استفاده در محیط وب ساخته میشوند، در هر زمان و از هر مکانی با استفاده از یک مرورگر استاندارد وب در دسترس اند. انواع تجهیزات مبتنی بر وب نیز از جمله تلفنهای موبایل، دسترسی به پورتالها را آسان ومفید کرده اند.
سرویس های اراده دهنده توسط پورتال:
یک وب پورتال سرویسهای متعددی را در اختیار کاربران و مدیران سایت قرار می دهند که در زیر به برخی از آنها اشاره می کنیم: مدیریت محتوا پست الکترونیک جستجو نظرسنجی عضویت کنفرانس الکترونیکی فرم های الکترونیکی اخبار پرداخت اینترنتی
در مفهوم اینترنتی منظور صفحه وبی است که امکان دسترسی آسان را به کاربر جهت اعلام خواسته هایش می دهد. درواقع پورتال درگاهی است که کاربر را وارد دنیایی از اطلاعات مورد نظر می نمایند. به عبارت دیگر سیستم های ترکیبی هستند که پیدا کردن اطلاعات را برای کاربران آسانتر می نمایند.
در ابتدا پورتال ها درواقع برای جستجو استفاده می شدند ولی به مرور زمان و با گسترش اینترنت، سیستم های پورتال نیز گسترش پیدا کرده و امروزه همه نوع کاری با پورتال می توان انجام داد.
ویژگی های یک پرتال: در دسترس بودن اطلاعات ارتباط با كاربران دیگر دسترسى به برنامه هاى كاربردى مجزا انجام امور روزمره كارى، شهرى، ادارى امنیت و سرعت و دقت بالا امکان جستجو یکپارچگی اطلاعات امکان سفارشی سازی تجمع اطلاعات
هدف دار بودن اطلاعات
دریچه ورود منحصر به فرد سایتی را می‌توان پورتال نامید که بتواند اطلاعات و امکانات زیادی در اختیار کاربر بگذارد تا نیازهای کاربر برطرف شود. این اطلاعات ممکن است شامل هر چیزی شوند به عنوان مثال کاریابی، معرفی سایت‌های دیگر، اخبار، خدمات دهی از جمله ایمیل، اطلاعات معاملات بورسی و غیره. نمونه این یک سایت که می‌توان آن را پورتال نامید سایت Yahoo است. پورتال اصلی سازمان محلی برای ارائه متمرکز اطلاعات سازمان، کنترل مرکزی زیرسایت‌ها و در عین‌حال آرشیوی جهت دسترسی یکپارچه و مجتمع به اطلاعاتی از قبیل آرشیو اخبار و سایر مستندات می‌باشد. قوانین اطلاع‌رسانی و حوزه عملکرد کاربران و مسئولین پورتالها و همچنین ارتباطات میان آنها، از طریق پورتال مرکزی قابل تعریف و کنترل می‌باشد. معمولا مدیر پورتال میتواند سایت‌های زیر مجموعه را بسته به امکانات و تنظیمات موردنظر تولید نموده و در مواقع لزوم ساختار آنها را گسترش دهد. این سایتها که می‌توانند توسط مسئولین مربوطه به‌صورت مستقل نگهداری، به‌روزرسانی و مدیریت شوند، دارای یکپارچگی مرکزی اطلاعات و نظام واحد کاربری هستند. این پورتالها با تعاریفی که از قوانین و اهداف سازمان و زیرمجموعه‌های آن استخراج می‌گردد، با هم در تعامل اطلاعاتی بوده و مستقیماً و یا به‌صورت گروهی با پورتال مرکزی و پورتال واحدهای هم‌عرض در ارتباط هستند. با استفاده از امکانات اکثر پورتالها می‌توان در کنار حفظ استقلال کاری هر پورتال، با در نظر گرفتن پیوستگی اطلاعاتی، پورتالهای متعددی را راه‌اندازی نموده و در اختیار مخاطبین قرار داد. مولد پورتال با هدف ارائه بستری مناسب و کارآمد برای تعاملات یک سازمان با مخاطبین حقیقی و حقوقی طراحی و ارائه میشود. این مجموعه‌ها نگاه نوینی به مدیریت جامع اطلاعات تولید شده در سطح سازمان داشته و درگاهی مناسب جهت انجام تعاملات اداری با مخاطبین می‌باشد. اما سایتی مانند یاهو را پورتال وب گویند ولی نوع دیگری از پورتال داریم به نام پورتال محدود شده. این گونه سایتها تمامی نیازهای کاربر را در مورد یک موضوع خاص بر آورده می‌کنند . به عنوان مثال middleware تمامی نیازهای کاربران را در زمینه سخت‌افزاری برطرف نموده و راهنمای کاملی است برای تمامی موضوعات مرتبط با این حوزه و تمامی شرکت‌های تولید کننده را تحت پوشش قرار می‌دهد. نام پورتالها را زیاد شنیده ایم، اما برای خیلی‌ها این سوال پیش آمده است که واقعا یک پورتال چیست؟ چه ویژگیها و خصوصیاتی دارد؟ و چه تفاوتی با یک وب‌گاه دارد؟ کلمه Portal در فارسی و در فرهنگهای لغت به معنی `دریچه`، `درگاه` و `مدخل` است. اما معنی آن در تکنولوژی اطلاعات متفاوت است. اگر بخواهیم ساده تر بگوییم، پورتال صفحه وب واسطی است که امکان دسترسی آسان را به هر چیزی که کاربر، برای انجام وظیفه یا خواسته اش نیاز دارد – بدون توجه به محل فیزیکی آن فراهم میکند. به بیان دیگر پورتال`درگاهی` است به دنیایی مجازی که کاربر میتواند از طریق امکانات فراهم شده در آن، تمامی نیازهای خود را براورده کند. نیازهایی مانند جستجو و یا خرید(مثلا یک کتاب)، دسترسی به حساب بانکی، افزایش و کاهش اعتبار یک حساب اعتباری و یا به روز رسانی اطلاعات سخت‌افزاری از محل کار، پورتال همه چیز را از طریق درگاهی واحد برای کاربر خود فراهم می سازد.
یک پورتال نیز مانند یک کامپیوتر خانگی، اطلاعات و خدمات گوناگونی را در یک صفحه وب واحد و به صورتی سازگار و خوش ترکیب در دسترس می گذارد. گاهی به این صفحه web top هم گفته میشود. پورتال نقطه شروع یا صفحه اولیه مشخصی هم میتواند داشته باشد تا کاربران در زمان اتصال به وب آن را مشاهده کنند. اگر چه بر خلاف صفحه کامپیوتر، پورتال میتواند از طریق مجموعه وسیع دستگاههایی که قابلیت اتصال به وب در آنها پیش بینی شده (از جمله موبایلها) مورد استفاده قرار گیرد. هر چند شباهت ظاهری فراوانی میان یک وب‌گاه و یک پورتال وجود دارد، به گونه‌ای که در نگاه اول تفاوت چندانی میان آن دو مشاهده نمی‌شود اما این دو کاملا از یکدیگر متفاوت اند.سوال اینجاست که به طور مشخص تفاوت آن دو در چیست؟ در پاسخ به این سوال باید گفت ویژگیهای زیر در یک پورتال آن را از یک وب‌گاه متمایز میکند: درگاه ورود منفردی که از طریق آن می‌توان به مجموعه منابع مرتبط با پورتال دست یافت. نمایش هدفدار اطلاعات با استفاده از تجربیات کاربر. دسترسی تقسیم بندی شده به انواع داده و اطلاعات گروه بندی شده. در اختیار گذاشتن امکان ارتباط و همکاری میان همه کاربران و استفاده کنندگان پورتال. امکان پیوستن به نرم‌افزارها و سیستمهای نرم‌افزاری که گردش کاری مشخص و تعریف شده‌ای دارند. تاریخچه خلاصه پورتال
اگر در دنیای کامپیوتر به عقب بازگردیم، زمانی را خواهیم یافت که در آن سیستمهای نرم‌افزاری به گونه‌ای متحول شدند که دیگر لازم نبود برای کار با یک برنامه، برنامه‌های دیگر بسته شوند، یعنی همزمان از چند برنامه کاربردی استفاده می‌کردیم. بدون آنکه با مشکلی مواجه شویم.امکانی که قبل از آن وجود نداشت. تاریخچه پورتالها از همان زمان آغاز شد و نسلهای تکامل یافته آنها یکی پس از دیگری پا به عرصه دنیای اطلاعات گذاشتند. نسل اول پورتالها : اولین پورتال ها، که از آنها تحت عنوان نسل اول نام برده میشود، بر فراهم نمودن محتویات ایستا، مستندات و همچنین خوراکهای اطلاعاتی زنده در صفحات وب مبتنی بودند. مثالهای نمونه این نسل سایت‌های yahoo یا Excite است. این پورتالها در محیطی به هم پیوسته، اهداف مشابهی را دنبال کرده و صفحه واسط مشخص و منحصر به فردی را برای دستیابی به مجموعه اطلاعات توزیع شده در سراسر شرکت یا سازمان خود، در اختیار کاربر می گذاشتند. این اطلاعات معمولاً شامل اخبار شرکت، شرایط و فرم‌های استخدام، اطلاعاتی مربوط به کارکنان و چگونگی ارتباط با آنها، مستندات رسمی و سیاست‌های اعلام شده شرکت و همچنین لینک‌های ارتباطی مفید بود. نسل دوم پورتالها : نسل دوم پورتالها بر اطلاعات مشخص تر و نرم‌افزارها متمرکز بودند. در اساس شباهت زیادی به خصوص در زمینه فراهم آوردن اطلاعات با نسل اول داشتند با این همه تفاوت مهمی نیز وجود داشت: این پورتالهای امکان همکاری کاربران را در محیطی به هم پیوسته فراهم می‌کردند و همین امکان، نقطه تمایز آنها با نسل پیشین محسوب می‌شد. پورتالهای نسل دوم قابلیت همکاری متقابل را در ادارات مجازی برای تیم‌های کاری و به منظور انجام وظایفشان فراهم می ساختند. نسل دوم پورتالها سرویسهای متعددی داشتند که از جمله آنها می‌توان به سرویسهای مدیریت محتوی ( سازمان دهی و مدیریت اطلاعات مرتبط ) و سرویسهای همکاری (که به کاربران امکان می‌داد با یکدیگر گپ زده و برای یکدیگر ایمیل فرستاده و قرار ملاقات تنظیم کنند) اشاره کرد. در این پورتالها قابلیت تعریف گروههای کاربری نیزفراهم آمده بود. به بیان دیگر این پورتالها سازو کار همکاری داخلی را در یک سازمان فراهم می ساختند. نسل سوم پورتالها : نسل سوم با هدف ایجاد فضای مجازی تجارت الکترونیک (E-Business ) بوجود آمد. پورتالهای نسل سوم به عنوان واسط ارتباطی کارمندان، تهیه کنندگان، تولید کنندگان و مشتریان قلمداد میشوند. ویژگی فوق العاده این پورتالها امکان مرتبط شدن نرم‌افزارهای مستقر در سرورهای مختلف است. به بیان دیگر، این پورتالها نقطه به هم پیوستن محتویات و برنامه‌های کاربردی مستقر در سرورهای مختلف بطور همزمان و با استفاده از همکاری سرویسهای خدماتی آنان اند. به علاوه امکان دسترسی به محتویات و امکانات سیستمهای مختلف را از طریق ابزارها و تجهیزات متنوع، بسته به نیاز کاربر امکان پذیر می‌کنند. این گروه پورتالها مجموعه قابل توجه و ارزشمندی از اطلاعات، مستندات، امکانات و قابلیتهای نرم‌افزارهای مرتبط را از طریق درگاه واحدی برای کاربر فراهم می‌کنند. به علاوه، این پورتالها به صورتی خودکار و بر اساس نقش کاربران هدفمند شده و ویژگیهایی خاص آنها می‌یابند. به بیان دیگر، نحوه نمایش، محتوی و امکانات در دسترس، بسته به نقش تعریف شده برای کاربر به گونه‌ای منحصر به فرد و خاص وی در اختیار او قرار می‌گیرد. کلید توسعه آینده این نسل از پورتال ها، ایجاد چهارچوب‌های کاری باز ( از قبل تعریف نشده ) برای سرویسهای عمومی خواهد بود.
انواع پورتال ها:
پورتال ها به طور کلی به 5 دسته تقسیم می شوند:
1- پورتال های تخصصی ((Specialized Portals: این پورتال ها برای کار خاصی طراحی شده اند.
2- پورتال های علمی (knowledge Portals): این نوع پورتال های برای تبادل اطلاعات در زمینه های مختلف بین کاربران مورد استفاده قرار می گیرند.
3- پورتال های سرمایه گذاری (Enterprise Portal)
4- پورتال های شرکتی (Corporate Portal): پورتالی که برای یک شرکت خاص طراحی شده و استقاده کنندگان آن کارمندان شرکت می باشند.
5- پورتال های تجاری) (Commerce Portal: این پرتال ها دارای دو مدل B2B و B2C می باشند.
6- پورتال های شهری (City Portal): این نوع پورتال ها همانطور که از نامشان مشخص است برای یک شهر طراحی می شوند. در انها اطلاعات مربوط به یک شهر قرار می گیرد.
اجزای فنی پورتال:
برخی از اجزای فنی موردنیاز در پورتال ها را در زیر ذکر می کنیم، قابل ذکر است که برخی از آنها مانند web service اختیاری است و برخی دیگر مانند پایگاه داده یکی از بخش های اصلی پورتال محسوب می شوند.
Application Server: اغلب Application Server تحت J2EE هستند و جهت توسعه و ارائه پورتال امکانات لازم را در اختیار کاربران قرار می دهند.
Taxonomy: Taxonomy جهت دسته بندی داده ها مورد استفاده قرار می گیرند. بدین ترتیب که فایل ها را گرفته و آنها را به منابع اطلاعاتی که قابل جستجو، حدف و ویرایش توسط کاربر، تبدیل می کند.
Crawler: فرآیندی است که به طور خودکار و یا طبق یک برنامه تعیین شده، بخش هایی از سایتها را می خواند.
Port let: پورتلت (Port let) یک web component است که دراصل عنصر سازنده پورتال به حساب می آید. در واقع رابط بین کاربر و منبع اطلاعات است که درخواست کاربر را دریافت کرده و با توجه به مطلب درخواست شده، صفحه موردنظر را نمایش می دهد. اطلاعاتی که توسط پورتلت ساخته می شود ، Fragment نامیده می شود که به یکی از زبانهای HTML ، XHTML ویا WML نوشته شده است . Fragment هر پورتلت برای پورتلت های دیگر قابل استفاده می شود.
Categorization Engine: مسوولیت مرتب سازی اطلاعات را انجام می دهد. این مرتب سازی ممکن است بر اساس محتویات مستندات، قوانین مشخص شده برای مرتب سازی، فیلترها و ضوابط جستجو باشد.
Filter: فیلترها برای مشخص کردن فایلهای درون فولدرهای Taxonomy و یا نتایج جستجو، مورد استفاده قرار می گیرند.
Index: مجموعه ای از اطلاعات که سرعت درخواست و بازیابی اطلاعات را افزایش می دهند. Indexها ترکیبی از full-text index برای مستندات و Metadata repository برای محتوای فایلها می باشد.
Virtual Card: در Index و Metadata repository به ازای هر یک از مستندات و یا هر بخشی از آن یک virtual card وجود دارد. Virtual Card شامل آدرس فیزیکی مستندات و یا محتویات آنها می باشد. علاوه براین Virtual Card دارای مقادیر چند فیلد از Metadata می باشد. در حقیقت Virtual Card نماد مستندات در پورتال می باشد.
User Profiles: هر کاربری که با پورتال کار می کند اطلاعاتش در آن ذخیره می شود این اطلاعات در User Profile قرار می گیرند. هر یک از port let های پورتال نیز به این اطلاعات دسترسی دارند و صفحات را بر حسب این اطلاعات پیکربندی می کنند تا متناسب با خواست کاربر باشد
Content Management System: اغلب پورتالهای سازمانی دارای بخشی تحت عنوان "مدیریت محتوا" هستند. کاربرانی که به این بخش دسترسی دارند می توانند اطلاعات جدیدی وارد پورتال کنند و یا اطلاعات را ویرایش نمایند.
Development Standards and Protocols: شناخت استاندارد هایی که برای پورتال مورد استفاده قرار می گیرند، مهمترین گام توسعه پورتال است.
XML: زبانی که برای نمایش اغلب داده ها می توان استفاده کرد. این زبان شباهت زیادی به HTML دارد با این تفاوت که XML برای انتقال داده ها مورد استفاده قرار می گیرد.
یک سازمان مجموعه متنوعی از کاربران دارد که از جمله آنها می‌توان به مشتریان، شرکا، کارمندان اشاره کرد. همه این کاربران علاقه مندند از اطلاعات و خدمات آن سازمان استفاده کنند. کاملا آشکار است که هر کدام از آنها نیازهای خاص و اغلب متفاوتی دارد. برای پاسخگویی به این تنوع، انواع مختلف پورتال ایجاد شده و مورد استفاده قرار می‌گیرد. به طور کلی بر حسب چگونگی پاسخگویی به نیازهای کاربران، پورتالها را می‌توان در چهار گروه زیر دسته بندی کرد: Business to Customer Portal) B2C) این نوع از پورتال با سیستمهای CRM 1 مرتبط بوده و دسترسی مستقیم مصرف کننده را به مجموعه وسیعی از اطلاعات و خدمات فراهم میکند – برای مثال، اطلاعاتی مانند `راهنمای استفاده از محصولات` و `وضعیت سفارش مشتری ` در خریدهای خود و همچنین امکانات ارتباطی کاربر با بخش پشتیبانی مشتریان در این پورتالها پیش بینی میشود. مانند هر پورتال دیگری، یک پورتال B2C معمولاً در قد و قواره‌ای ارائه میشود که نیازهای مشتریان خود را پاسخ دهد. Business to Business Portal) B2B) نوع دیگر پورتال در زنجیره مدیریت منابع شکل می‌یابد2. در این نوع پورتال اطلاعات لازم برای تولید کنندگان، تهیه کنندگان، نمایندگی‌ها و همچنین توزیع کنندگان، به گونه‌ای مناسب و دسته بندی شده جمع آوری و در اختیار آنان قرار می‌گیرد. نمونه عمومی پورتال B2B - برای مثال، یک شریک تجاری را قادر میکند تا به بخشهایی از اطلاعات و امکانات مانند سفارش خرید و صدور فاکتور دسترسی داشته و از امکانات این بخشها استفاده کند. به هم پیوستن برنامه‌های کاربردی یکی از پیشنیازهای لازم برای یکپارچه سازی محیط‌های تجاری در بستری واحد و ایجاد محیط مجازی لازم برای کسب و کار است. محیطی که در آن امکان تهیه کالا یا خدمات، صدور صورت حساب خرید و فروش، دسترسی به اطلاعات تولید و دیگر امکانات مرتبط با نیازها فراهم می اید. Business to Employee Portal) B2E) این پورتالها که اغلب با عنوان پورتالهای اینترانتی شناخته میشوند معمولاً به منظور تجمیع، انتشار و به اشتراک گذاری اطلاعات و خدمات به پرسنل یک سازمان ایجاد میشوند. B2Eها به دو دسته اصلی تقسیم میشوند: • پورتالهای کارکنان که امکان دسترسی به محتویات به هم پیوسته‌ای مانند اخبار شرکت، اطلاعات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری، موتور جستجو و منابع فنی و گزارشها را در اختیار می گذارد. اطلاعات این نوع پورتال معمولاً در دسترس همه کارکنان یک سازمان قرار می‌گیرد. این پورتال کارکنان و شاغلین یک سازمان را قادر میکند تا از طریق گپ و گروههای گفتگو با یکدیگر در تماس بوده و با یکدیگر همکاری کنند. عموما، این پورتالها امکاناتی نظیر ثبت نام در یک کلاس و یا یک اردو را نیز در اختیار کاربر خود قرار می‌دهند. به علاوه کاربران این پورتال معمولاً می‌توانند اطلاعات شخصی خود مانند نام و کلمه عبور را تغییر دهند. • Knowledge worker portal که با یک یا مجموعه اهداف مشخص مثلا فروش یک محصول ایجاد می‌گردد. این پورتالها مجموعه‌ای از محتویات را به منظور پشتیبانی از فرآیند یا فرآیندهای مشخصی در اختیار می گذارند. برای مثال یک برنامه تکنسین خودکار ممکن است نیازمند منابعی از برنامه‌های کاربردی دیگر مثلا برنامه‌های تعمیر و نگهداری باشد تا بتواند اطلاعات لازم در زمینه تاریخچه بازبینی و تعمیر، زمان بندی تجهیز و یا قطعات و لوازم مورد نیاز برای تعمیر آن را کسب کند. پورتالهای عمومی ( Mega Or Public Portal )
این پورتالها با عنوان پورتالهای اینترنتی شناخته میشوند و مهمترین ویژگی آنها فراوانی مخاطبانشان است. این نوع از پورتالها نیز در دو گروه دسته بندی میشوند: • پورتالهای عمومی که تمامی کاربران اینترنت را مخاطب قرار می‌دهند (برای مثال Yahoo ، Excite،' Google' و مانند آن) • پورتالهای خاص ( صنعتی، بازرگانی، خدماتی ) که به آنها پورتالهای عمودی نیز گفته شده و مخاطبان محدود و مشخصی دارند ( مانند پورتالهای بانکها، سازمانهای دولتی، وزارتخانه‌ها و ... ) باید توجه داشت که یک پورتال میتواند از پیوند انواع پورتالهای دیگر ایجاد شود. به علاوه همانطور که یک سازمان کاربران متنوعی دارد، میتواند ( و گاهی نیز لازم است ) که پورتالهای مختلفی برای پشتیبانی از نیازهای آنان داشته باشد.
جنبه‌های کارکردی یک پورتال
اگر چه پورتالها در انواع و اندازه‌های متنوعی ساخته میشوند اما ویژگیهای محدود و مشخصی هسته اصلی آنها شناخته میشود: هر پورتال اطلاعات و خدمات را یکجا و در یک محل جمع آوری میکند.
هر پورتال میتواند در اندازه لازم برای شخص و یا گروه سازمان دراید.
هر پورتال در هر زمان و از هر مکانی قابل دسترس است.
یک پورتال مجموعه اطلاعات و خدمات را یکجا و در یک محل جمع آوری میکند هدف اصلی فراهم آوردن امکان دسترسی آسان به هرچیزی ( اطلاعات و خدمات ) است که یک کاربر برای انجام وظایف و مسئولیتهایش به آن احتیاج دارد، صرف نظر از اینکه منبع آن کجا باشد. اطلاعاتی که یک پورتال فراهم میکند
داده‌های ساخت یافته. داده‌هایی که به صورتی سازمان یافته اند که امکان جستجوی آسان آنها وجود داشته باشد ( اغلب به صورت سلسله مراتب و بر اساس کلمات کلیدی). فهرست الفبایی کتابهای یک کتابخانه مثال خوبی از داده‌های ساخت یافته است. داده‌های ساخت یافته اغلب شامل، گزارشها، تحلیلها، پرس و جوهای مشخص و دیگر انواع دانش مرتبط با کسب و کار است.
داده‌های بدو ن ساختار، که جستجو در آنها معمولاً دشوار بوده و خارج از یک بانک اطلاعاتی قرار دارند. از این نوع داده می‌توان متن ها، صوت، تصویر و یا گرافیک و اشکالی مانند مستندات Office ،memos، ایمیل، قرارهای ملاقات را مثال زد.
اطلاعات خاص 3، که شامل محتویات قابل خرید و فروش ( مثل انواع اخبار، گزارشها، اطلاعات مربوط به سهام، کاریکاتورها و محتویات بی اهمیت) بوده و مخصوصا به منظور استفاده در فرایندهای تولیدی دیگر تهیه و در اختیار قرار می‌گیرند.
خدماتی که به وسیله یک پورتال فراهم میشود
همکاری، (با عنوان خدمات ارتباطی نیز شناخته میشود ) و به کاربران اجازه می‌دهد تا با یکدیگر گپ بزنند، در بحثهای گروهی مشارکت داشته باشند، مطالب خود را در اختیار دیگران قرار دهند و...
مدیریت محتوی که انواع جستجو ها، رهگیریها را مدیریت کرده و همچنین قابلیتهای خاصی را به منظور استخراج داده‌ها در اختیار می گذارد.
خدمات شخصی (با عنوان خدمات تراکنشی نیز نام برده میشود ) که کاربران را قادر می سازد تا با دیگر سیستمها ( مثلا سیستمهای فروشنده و یا نماینده یک محصول ) مستقیم و بدون واسطه مرتبط باشند. معمولاً این قابلیت به کاربر امکان می‌دهد تا برای مثال فعالیتهای زیر را انجام دهد:
محصولات یک سازمان را خریداری کند
ملاقاتهای خود را زمان بندی کند
حساب خود را مشاهده یا تراز کند
در کلاس مورد علاقه خود ثبت نام کند هر پورتال میتواند در اندازه لازم برای شخص و یا گروه سازمان دراید. یکی از ویژگیهای جالب یک پورتال شکل و عملکرد متفاوت آن برای اشخاص مختلف است. یکی از روشهایی که به این منظور استفاده میشود، متناسب سازی و تغییر شکل و قابلیتهای پورتال بر حسب خواسته‌ها یا تجارب شخص یا گروه استفاده کننده از آن است. به همین دلیل است که کاربران متفاوت شکل متفاوتی از یک پورتال مشاهده کرده و اطلاعات و خدمات متفاوتی در اختیار ایشان قرار می‌گیرد: امکان تغییر بر حسب خواسته‌ها بر حسب تجارب شخص یا گروه عموما personalize نامیده میشود و به این معنی است که در پورتال امکان انتخاب نحوه نمایش محتوی پیش بینی شده است. اغلب این انتخاب بصورت خودکار و بر اساس نقش کاربر (مثلا پست سازمانی وی) انجام میشود. برای مثال وقتی کارمند فروش به سیستم وارد میشود، به صورت خودکار فهرستی از جدیدترین محصولات برای وی به نمایش در می‌آید. با این همه در بعضی از پورتالها انتخاب محتوی نمایش داده شده به کاربر محول میشود تا در زمان ورود به پورتال خود آن را انتخاب کند. تغییر و Customize شدن یک پورتال شامل انتخاب چگونگی شکل ظاهری آن (مثلا رنگ و چیدمان صفحه)، مدل مرورگر و محل نمایش محتویات روی صفحه است. یک پورتال میتواند حتی برچسب و عنوان تجاری مشخصی داشته و ظاهر متفاوتی را برای انواع کاربرانش به نمایش گذارد.
این دو ویژگی به پورتال امکان می‌دهد تا مجموعه مشخص و تعریف شده‌ای از کاربران (مثلا مشتریان، شرکا و یا کارکنان) را هدف قرار دهد. بعضی از پورتالها حتی می‌توانند برای هر کاربر مشخص، شکل و شمایل متفاوتی از خود نشان دهند. یک پورتال در هر زمان و از هرمکانی همیشه در دسترس است ازآنجا که پورتالها برای استفاده در محیط وب ساخته میشوند، در هر زمان و از هر مکانی با استفاده از یک مرورگر استاندارد وب در دسترس اند. انواع تجهیزات مبتنی بر وب نیز از جمله تلفنهای موبایل، دسترسی به پورتالها را آسان ومفید کرده اند.
سرویس های اراده دهنده توسط پورتال:
یک وب پورتال سرویسهای متعددی را در اختیار کاربران و مدیران سایت قرار می دهند که در زیر به برخی از آنها اشاره می کنیم: مدیریت محتوا پست الکترونیک جستجو نظرسنجی عضویت کنفرانس الکترونیکی فرم های الکترونیکی اخبار پرداخت اینترنتی
